職務経歴書の書き方は？ 転職成功のために知っておくべきポイントと注意点

転職において不可欠な職務経歴書とは？

職務経歴書の役割

職務経歴書は、これまでのキャリアや実績、スキルを示す、いわば自身を企業に売り込むためのプレゼン資料です。そのため、作成にあたっては、応募先企業のニーズを深く理解することが重要です。どれだけ優れたスキルや経験を持っていても、企業の求める人材像と一致しなければ、転職は成功しません。まずは、応募先企業がどのような人材を求めているのかを把握し、それに合わせて自身のスキルや実績を整理し、アピールポイントを明確にしましょう。

職務経歴書は、一般的にA4用紙1～4枚程度でまとめるのが標準です。リクパーキャリアでは、職務経歴書の作成をサポートする際、これまでのプロジェクト内容や直面した課題、解決プロセス、成果などを詳細に記載するようアドバイスしており、結果的にA4用紙3～4枚程度にまとめるケースが多いです。

職務経歴書には大きく3つのタイプがあり、それぞれ記載すべき項目や構成が異なります。盛り込む内容次第で選考の通過率が大きく変わることもあるため、応募先企業に適した形式の選択も大切なポイントです。

職務経歴書と履歴書の違い

職務経歴書は、これまでの職歴を基に、自身の強みやアピールポイントを整理して伝えるための重要な書類です。具体的には、担当してきた業務内容や実績を時系列で分かりやすく整理し、採用担当者に自身の知識やスキルを伝えることを目的としています。採用担当者は、職務経歴書を通じて応募者が企業の求める人材にマッチしているかを見極めます。そのため、職務経歴書を作成する際は、自身の実務能力を分かりやすく明確に記載することが重要です。

一方、履歴書は、応募者の基本情報を企業に伝えるための書類です。氏名や住所、学歴、生年月日、さらには志望動機などが記載されており、企業はこの履歴書を通じて、応募者が募集要件を満たしているかを確認します。また、履歴書は実務能力とは別に「どのような人物なのか」を理解してもらう重要な役割も果たします。そのため、自身の人柄や志向性をアピールできる要素を盛り混み、採用担当者に好印象を与える履歴書を作成しましょう。

職務経歴書の書式は主に3種類

職務経歴書には複数の書式が存在し、それぞれ異なる特徴を持っています。転職回数、経験年数、昇進実績、専門スキルの有無など、自身のキャリアや強みを踏まえた上で、最適な形式を選ぶことが重要です。

1. 逆編年体形式

現在から過去へと遡るように職歴を記載する書式で、最も一般的に採用されている形式です。転職活動を行なっている方の約7割がこの書式を採用しています。直近の実績や活動を強調しやすく、職歴が豊富な場合でも、最新の成果を文書の冒頭に配置することで、採用担当者の関心を引きやすいというメリットがあります。この形式を用いることで、自身のキャリアを効果的にアピールし、より強い印象を与えることが可能です。

2. 編年体形式

社会人としての活動履歴を時系列に沿って記載する書式です。転職活動を行なっている方の約3割がこの形式を採用しています。新卒から現在までの取り組みや実績を順序立てて示すことができるため、履歴書と同様に採用担当者にとって視覚的にわかりやすいという特長があります。この形式は、自身のキャリア成長の過程を丁寧に説明したい方に適しており、経験やスキルの積み重ねを効果的にアピールすることが可能です。

3. キャリア形式

時系列に縛られず、これまでのプロジェクトや職歴ごとに情報を整理するこの形式は、特定のスキルや成果を強調して伝えるのに非常に効果的です。特に自身の得意分野や、達成した成果を明確にアピールしたい場合に適しています。しかし、逆編年体形式や編年体形式に比べて採用されることは少なく、採用担当者にとって見慣れない可能性があるため、慎重に考慮する必要があります。リクパーキャリアでもキャリア形式の使用例はあまり見られず、特別な理由がない限りは避けた方が無難と言えるでしょう。自身の強みをアピールする際は、一般的に認知度の高い形式を選ぶことをお勧めします。

【項目別】職務経歴書の書き方とポイント

職務経歴書のフォーマットは基本的に自由ですが、以下の8つの項目は必ず記載するように心がけましょう。また、仕事に直接関係のない情報を盛り込むことは避けるべきです。例えば、アピールを意図してボランティアやアルバイト経験、趣味を記載することがあっても、それが逆にネガティブな印象を与える可能性があります。職務経歴書は、応募先企業に必要な情報を的確に伝えることが最も重要です。

①タイトル・作成日・氏名

文書の先頭には「職務経歴書」と記載し、一目で書類の内容がわかるようにします。タイトルの右下には作成日と氏名を記載しましょう。日付は和暦・西暦どちらでも構いませんが、文書内で統一することが重要です。特に姓や名前が珍しい場合は、間にスペースを設けるなど、読みやすさにも配慮しましょう。

②経歴の要約

これまでの社会人経験を端的にまとめる項目です。小説のあらすじを作成するようなイメージで考えると分かりやすいでしょう。どのような立場で、どの業務に取り組み、何を達成してきたのかを簡潔に記載します。

企業の採用担当者は多忙であり、全ての職務経歴書を丁寧に読み込むことが難しいことも珍しくありません。効率よく書類選考を行なうために、まず経歴の要約を確認し、気になる応募者をピックアップするという方法をとることが一般的です。経歴の要約には採用担当者の興味を引きつける重要な要素をしっかり盛り込むことが不可欠です。採用担当者の関心を引くための重要な要素を含むこの要約は、あなたの職務経歴書の中でも特に重要な項目となります。

③職務経歴・職務内容の詳細

職務経歴は、在籍していた企業ごとに記載します。会社概要として、会社名・事業内容・設立年月日・資本金・売上高・従業員数などの基本情報をまとめましょう。在籍期間は「○年○月～現在」のように記載するのが一般的です。

また、西暦・和暦をタイトルと合わせることを忘れないようにしましょう。西暦・和暦のどちらを使用しても問題ありませんが、履歴書と職務経歴書の間で統一されていることが重要です。
職務内容には、職務経歴とポジション、実績などを記載します。経歴は「〇年〇月から現在まで、〇〇部門で企業向けの営業業務を担当」といった流れで書くのが一般的です。自身が就いていたポジションを書く際には、設定していた目標や創意工夫した取り組みについても詳しく記載することを心がけましょう。

実績を書く際には、数値を用いて具体的に伝えることが非常に重要です。例えば、「設定した目標に対して達成率100%」といった具体的な数字を示すことで、あなたの成果やスキルを採用担当者に分かりやすく伝えることができます。このように、定量的なデータを活用することで、説得力が増し、採用担当者の印象に残る可能性が高まります。

④PCスキル

WordやExcel、PowerPointなどのPCスキルを記載します。単にツール名を列挙するだけでなく、具体的にどの程度の操作が可能かを明確に伝えることが重要です。採用担当者があなたのスキルレベルを正確に把握できるよう、具体的な使用例を添えて記載しましょう。

例えば、Wordであれば「社内報や報告書の作成が可能」、Excelなら「関数やピボットテーブルの活用、マクロの作成が可能」といった具合に、どのような業務に対応できるかを端的に示すことで、あなたのスキルが実務でどのように役立つかを伝えることができます。

⑤保有資格・免許

応募先企業の業務に関連する資格や免許を中心に記載します。普通自動車免許や外国語能力検定など、自身が保有している資格は取得年月日順に並べましょう。資格や免許については、等級やスコアなどの詳細情報も明確に記載することが重要です。

例えば、TOEICなら「スコア890点」、英検なら「英検1級」といった形で具体的に書き、採用担当者にあなたのスキルレベルを正確に伝えるようにしましょう。

⑥志望動機

志望動機は履歴書内にも記載欄があるため、職務経歴書では必須項目とはされていません。しかし、志望動機を記載することで採用担当者に良い印象を与えられる可能性があります。リクパーキャリアでも、志望動機をしっかり記載することで書類選考の通過率が向上するケースが多く見られるため、記載を推奨しています。自身の意欲や企業に対する思いを表現することが、他の応募者との差別化につながるでしょう。

職務経歴書に志望動機を記載する際は、内容が長くなりすぎないように注意しましょう。特に、自身の経験が応募先企業の実務にどのように活かせるのか、自身を採用することで企業にどのようなメリットがあるのかを端的に伝えることがポイントです。

⑦転職理由

転職理由は必須項目ではありませんが、ポジティブな理由を伝えることで採用担当者に好印象を与えることが可能です。たとえば、「上司とそりが合わなかった」や「仕事がつまらなかった」といったネガティブな理由を挙げると、「同じ理由でまた離職するのではないか」と懸念されることがあります。

また、キャリアアップを実現したい、より自己成長できる環境に身を置きたい、Uターンしたいといった理由も慎重に伝える必要があります。その際には、なぜその企業を志望するのかを明確にし、十分な企業研究を行ったうえで理由を書くようにしましょう。

⑧自己PR

自己PRでは、これまでの業務で何を重視し、どのような点が評価されたのかを具体的に記載します。また、応募先企業への転職が成功した場合に、これまでの経験やスキルをどのように実務に活かせるかを伝えることも重要です。

自己PRは、読み手があなたの入社後の活躍を具体的にイメージできるように書くと効果的です。例えば、具体的な数値や成果を交えることで、あなたの強みや実績がより伝わりやすくなります。

職務経歴書を書く時の注意点

職務経歴書を作成する際は、誤字脱字に細心の注意を払う必要があります。特に、応募先企業の名称が通称になっていたり、「株式会社」を「（株）」と略したりするのは避けましょう。

また、履歴書と職務経歴書の内容に矛盾がないかを確認することも非常に重要です。誤字脱字だけでなく、内容の整合性や齟齬がないかを何度も見直すことで、より完成度の高い書類に仕上げることができます。読み手がスムーズに理解できるように、長文になりすぎないように注意し、箇条書きを適宜活用することも効果的です。

志望動機については、自身のスキルや経験が応募先企業の実務にどう活かせるか、またどのように貢献できるかを具体的に記載することで、より説得力のある職務経歴書を作成できます。

職務経歴書の作成方法

現在では、職務経歴書を手書きではなくPCで作成するのが一般的です。PCを使用することで、レイアウト調整や誤字脱字のチェックが容易になり、応募先企業にとっても読みやすい書類に仕上げることができます。特別な理由がない限り、PCを活用して職務経歴書を作成することをお勧めします。

PCで作成する際は、本文のフォントサイズを10.5～11pt、タイトルや見出しは12～14ptに設定することで、メリハリがあり見やすい文書を作成できます。また、リクパーキャリアのサイトでは職務経歴書のテンプレートも用意しているため、初めて職務経歴書を作成する方は、ぜひご活用ください。

転職活動で使える職務経歴書のテンプレート

以下に、転職活動で使える職務経歴書のテンプレートを用意しました。職務要約や職務経歴、PCスキル、資格、志望動機、転職理由などの各見出しが用意されているため、ダウンロード後すぐに作成できます。

ダウンロード用テンプレートには、参考として文章が記載されているため、初めて職務経歴書を作成する方でも安心です。

職務経歴書の添削例

職務経歴書の添削事例をご紹介します。元々シンプルな内容だった職務経歴書に、応募先企業に対する志望動機を追記し、職務経歴もより具体的に記載しました。これにより、応募先企業へのアピールが強化されています。

さらに、実績をより効果的に伝えるために、数値を用いた定量的な情報を盛り込みました。応募企業のニーズを考慮した自己PRも追加し、採用担当者の興味を引きやすい職務経歴書に仕上げています。

まとめ

職務経歴書の内容次第で、転職の成功率は大きく変わります。応募先企業が求める人材要件と照らし合わせて、具体的な実績やスキルを明確に記載することが大切です。また、志望動機や転職理由もあわせて自己PRを強化しましょう。誤字脱字のチェックや、読みやすいレイアウトに整えることもポイントです。これらを意識して、採用担当者の目に留まる職務経歴書を作成しましょう。

加えて、適切なポイントを押さえて職務経歴書を作成するためには、転職支援サービスの活用も有効です。九州・沖縄の転職に強みを持つ転職エージェント「リクパーキャリア」では、企業目線・面接官目線での書類添削や、応募先企業に合わせたアドバイスを提供しています。例えば、九州本社のある大手メーカーにおいて、書類選考通過率が平均22%のところ、当社からのご紹介では86％の通過率を実現しています。九州・沖縄エリアの企業との強固なネットワークを強みに、応募書類添削や面接対策など転職活動全般をサポートしています。九州・沖縄で転職をお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。