総務の職務経歴書 フォーマットと例文つき

【無料DL】総務の職務経歴書フォーマット

まずは、総務の職務経歴書作成にそのまま使えるフォーマット（テンプレート）をご用意しました。全体像を確認し、各項目の書き方を本記事で押さえながら記入していくと、迷わず進められます。

フォーマットには総務職の記入例（例文）を入れています。記入例で完成イメージをつかんでから、次の「【項目別】各セクションの書き方」以降で各項目のコツを確認していきましょう。

【項目別】各セクションの書き方

職務経歴書の基本構成は「職務要約・職務経歴・スキル・資格・自己PR」です。ここでは、総務職ならではの書き方のコツを項目ごとに整理します。何をどこに書くかを明確にすると、採用担当者が読みやすく、評価される書類に仕上がります。

＜参考記事＞
職務経歴書の役割は？ 履歴書との違いや項目別の書き方を解説

職務要約

職務要約は、採用担当者が最初に目を通す部分であり、第一印象を左右します。在籍した企業の概要、担当業務の全体像、主な実績やプロジェクト経験を、3〜5行程度で端的にまとめましょう。応募先の求人内容に合わせて、強調する経験を調整することも大切です。

＜参考記事＞
職務経歴書の「職務要約」の書き方は？例文と通過率UPのポイント

【記入例(1)】

大学卒業後、ソフトウェア開発企業の株式会社〇〇に入社し、6年間総務業務全般に従事してまいりました。定常的な施設管理や社内サポートに加え、リモートワーク対応に伴う就業規則の改定や、電子契約システムの導入による業務効率化を主導しております。また、全社的な防災体制の再構築に取り組み、安否確認ツールの導入から訓練の定着化までを一貫して推進しました。環境変化に合わせ、主体的に社内体制をアップデートしていく姿勢を大切に、日々の業務に取り組んでいます。

【記入例(2)】

新卒で株式会社▽▽に入社し、営業部を経て総務部へ異動後、約5年間にわたり株主総会の運営や株式事務に従事してまいりました。主任として社内各部との調整を牽引し、総会業務でのクラウドツール導入による工数削減や、ハイブリッド参加型総会への移行を主導しました。近年は取締役会事務局として、実効性評価に基づくアジェンダの再構築なども担当しております。関係各所との折衝を通じて、ガバナンス強化や業務フローの抜本的な改善を推進できる点が強みです。

職務経歴

職務経歴欄は、合否を左右する最も重要な項目です。担当業務は種類ごとに見出しを立て、経験年数を添えると分かりやすくなります。加えて、所属部署の人数や自分が任されていた範囲を書き添えると、組織のなかで果たしていた役割まで伝わります。また、「依頼されて対応した」で終わらせず、「自ら提案し、推進した」と表現を一段上げると、主体性が伝わります。

【記入例(1)】

【社内規程・契約まわり】（約6年） ・就業規則・社内ルールの運用 ・法改正やリモートワーク対応に伴う規程改定 ・取引先との契約更新、押印・稟議の手続き管理 ・契約・押印フローのシステム化 【福利厚生・労務サポート】（約4年） ・入退社に伴う社会保険手続きの補助 ・健康診断やレクリエーションの手配・運営 【社内サポート・危機管理】（約3年） ・社内からの問い合わせ対応、郵便物や備品の手配 ・防災訓練の企画・運営、安否確認体制の整備 【取り組み・実績】 ・電子契約ツールの導入を自ら提案し、選定から社内展開までを推進。押印・稟議にかかる時間を短縮しました。 ・安否確認体制を再構築し、全社防災訓練を主導。安否確認の回答率と初動対応のスピードを向上させました。

【記入例(2)】

【株主総会の運営】（約5年） ・招集通知など総会資料の作成、印刷会社・社内各部との調整 ・想定問答の取りまとめ、議決権行使の集計、総会当日の運営 【株式・株主対応】（約5年） ・月次の株式事務、配当金の振込に関する委託先対応 ・個人株主からの問い合わせ対応、株主名簿の管理 【取締役会・ガバナンス】（約2年） ・取締役会の準備・運営、議事録の作成 ・規程の管理、コーポレートガバナンス・会社法対応の補助 【取り組み・実績】 ・株主総会のハイブリッド化やクラウドツールを活用した進行管理を主導。工数削減と遅延のない運営体制を築きました。 ・取締役会の実効性評価アンケートの分析から改善提案までを担い、運営方法の見直しを推進しました。

スキル・資格

パソコンスキルは、WordやExcelといったソフトごとに、どこまで使えるかという習熟度まで書きましょう。「Excelは関数やピボットテーブルが使えるレベル」のように具体的に示すと、実務のイメージが伝わります。あわせて、業務に関連する資格だけでなく、語学力や活かせる経験・知識も一覧で整理すると、採用担当者が入社後の活躍をイメージしやすくなります。

【記入例】

【PCスキル】 ・Word：社内規程や各種契約書の作成・改定 ・Excel：関数（VLOOKUP等）やピボットテーブルを用いたデータ集計・コスト分析 ・PowerPoint：経営層への提案資料や全社向けマニュアルの作成 ・その他：電子契約システムやWeb会議ツール（ウェビナー等）の運用管理 【資格】 ・第二種衛生管理者（20XX年取得） ・ビジネス実務法務検定 3級（20XX年合格） 【活かせる経験・知識】 ・株主総会の運営と月次の株式事務の実務経験 ・社内外の関係者との調整・交渉の経験 ・会社法やコーポレートガバナンスに関する基礎知識

総務の職務経歴書 作成のポイント

総務の職務経歴書は、「担当業務の幅広さ」と「専門性の深さ」を両立して伝えることが重要です。ここでは、書類全体を通じて押さえたい5つのポイントを解説します。

会社概要と組織規模を明記する

総務の業務範囲は、企業の規模や組織体制によって大きく変わります。だからこそ、職務要約や職務経歴の冒頭で、在籍企業の業種・従業員規模・総務部門の人数を明記しましょう。採用担当者が「どのくらいの規模の会社で、どこまでを担当していたのか」を一目で把握できる状態にすることが大切です。子会社や特定の事業所に所属していた場合は、その点も添えておくと誤解を防げます。

主要業務から順に経験年数つきで記載する

採用担当者がまず確認するのは、これまでに経験してきた業務の具体性と、対応できる範囲の広さです。担当領域を主要な業務から順に並べ、それぞれに経験年数を添えましょう。「何を」「どのくらいの期間」担当したかを示すことで、習熟度が具体的に伝わります。また、難易度の高い業務を上に書くことで、経験の厚みが伝わりやすくなるケースもあります。

プロジェクト実績は規模と数字で示す

総務は成果を数字で示しにくい職種ですが、だからこそプロジェクト経験は貴重なアピール材料になります。オフィス移転、システム導入、規程改定などに携わった経験があれば、対象人数・コスト削減額・期間といった数字を添えて示しましょう。「頑張った」という表現ではなく、「想定より○日早く完了」「コストを○％削減」と定量的に書くことで、成果の大きさが客観的に伝わります。

需要が高まっている経験を具体的に書く

近年は、働き方改革やオフィスのあり方を見直す企業が増えています。そうした動きに関わる経験は、転職市場での需要が高く、応募先企業のニーズと合致すれば強いアピールになります。たとえば、働き方改革への対応、BCP（事業継続計画）の策定、個人情報や社内規程の管理、契約・押印フローの電子化といったテーマです。関わりが一部であっても、自分が果たした役割を具体的に添えて記載しておくと、プラス評価につながる可能性があります。応募先が力を入れている分野と重なる経験は、職務経歴の上のほうや職務要約に記載すると、より伝わりやすくなります。

資格・研修歴もモレなく記載する

総務業務に関連する資格や研修歴は、漏れなく記載しておきましょう。衛生管理者や日商簿記、社会保険労務士などの資格に加え、コンプライアンスや労務に関する研修の受講歴も対象になります。これらは専門性の裏付けになるだけでなく、学び続ける姿勢を示すことにもつながります。応募先の業務に関わる資格は、資格欄の上のほうにまとめて記載すると効果的です。

採用担当者に伝わる「自己PR」の書き方

職務経歴欄で「何をしたか」を伝えたら、自己PR欄では「どう取り組んだか」「どんな強みがあるか」を示します。総務ならではの強みが伝わる、3つの書き方を紹介します。

背景・行動・結果の順でエピソードを伝える

自己PR欄では、職務経歴欄とは切り口を変え、エピソードで強みを伝えます。おすすめは、「なぜ取り組んだか（背景）→どう動いたか（行動）→どうなったか（結果）」の順で構成する書き方です。この流れにすると、読み手が状況を追体験でき、あなたの人物像が伝わりやすくなります。

【記入例(1)】

リモートワークの普及により、災害発生時の既存の緊急連絡網が機能しないという課題がありました（背景）。そこで、全社的な安否確認ツールの導入を起案し、システム選定から運用マニュアルの策定、各部門長への説明会を実施。さらに実践的な全社防災訓練を企画・主導しました（行動）。その結果、災害時の安否回答率は95%に達し、初動対応のスピードと社内の防災意識を大きく向上させることができました（結果）。

【記入例(2)】

従来の来場型株主総会では、遠方株主の参加ハードルが高く、当日の運営負荷も大きい状況でした（背景）。そこで、ハイブリッド参加型への移行を経営会議で提案し、配信システムの選定から招集通知の改定、社内各部との連携による当日運営のフロー再設計までを一貫して主導しました（行動）。その結果、株主の参加数を前年比150%に伸ばすとともに、滞りない運営体制を築くことができました（結果）。

他部署・経営層との調整力を示す

採用担当者は、応募者が担ってきた役割の広さと裁量を見ています。部門をまたいだ調整や、経営層との折衝を経験していれば、具体的に書きましょう。「誰と・どんな場面で・どう合意形成したか」を示すことで、社内のハブとして機能できる人材であることが伝わります。

【記入例(1)】

契約業務のペーパーレス化を目指し、電子契約ツールの導入を推進しました。当初は「従来の押印フローを変えたくない」という現場の反発もありましたが、法務・経理部門と連携して業務フローを再設計。現場の負担軽減のメリットを定量的に示しつつ、各部署向けに説明会を重ねて合意形成を図りました。結果としてスムーズな全社展開を実現し、契約締結までのリードタイムを平均5日から2日に短縮しました。

【記入例(2)】

取締役会の実効性評価において、アンケートを回収して終わるのではなく、集計結果から「議論の時間が不足している」という課題を抽出しました。そこで、各役員へ個別にヒアリングを実施して要望をすり合わせ、事前の資料共有ルールの徹底や、報告事項と付議事項の切り分けによるアジェンダの再構築を提案・折衝しました。経営層の納得を引き出しながら運用を変更し、より活発な議論ができる環境を整えました。

自ら改善・提案した経験を示す

採用担当者は、主体性と課題解決の姿勢を重視します。指示を待つのではなく、自ら課題を見つけて改善・提案した経験を書きましょう。受け身になりがちと思われやすい総務職だからこそ、業務フローの改善やコスト削減の提案といった能動的な取り組みは、強いアピールになります。

【記入例(1)】

会社の働き方が多様化するなか、従来の就業規則や社内規程が実態に合わなくなっている点に課題を感じていました。そこで、法改正のタイミングに合わせてリモートワーク規程の整備や、紙ベースだった各種申請フローのシステム化を自ら起案。経営陣へコスト削減効果をプレゼンして承認を得て、システム部門と協力しながらペーパーレス化を推進しました。時代に合った働きやすい環境づくりに貢献したと自負しております。

【記入例(2)】

株主総会の招集通知作成において、各部署からの原稿回収が遅れ、スケジュールが逼迫・属人化している点に課題を感じていました。そこで、作成プロセスを抜本的に見直し、各部への依頼時期の前倒しと、クラウド上での共同編集ツールを活用した進捗管理を提案・導入しました。関係部署への丁寧なレクチャーを行いながらフローを定着させた結果、作成工数を約20％削減し、ミスを防ぐ余裕を持った運営を実現しました。

【キャリアアドバイザーに聞く】未経験からチャレンジする場合の自己PRの書き方

未経験から総務を目指すとき、「実務経験がないこと」をどうカバーするかは、自己PRを考えるうえでの悩みどころです。ここでは、未経験からの総務転職を支援してきたキャリアアドバイザーが、前職の経験を強みに変える書き方と避けたいNGパターンを、実際の事例をもとにお伝えします。

過去に、未経験から総務の内定を獲得された方の転職支援をした際のエピソードです。

職務経歴書を作成する際、私たちはまず「前職の経験のなかに、総務へ活かせる共通点はないか」を徹底的に探しました。応募先の企業は「未経験者には、専門知識よりも関係者間の調整力を求めている」とのことでした。そこで、ご本人が前職で培った『各部署の要望をまとめる調整力』や『段取り力』を、総務で求められるスキルとして自己PRに落とし込んだのです。

このように、未経験からの挑戦では「総務の経験がない」と立ち止まるのではなく、『前職のどの経験が総務の現場で活かせるか』を見立ててアピールすることが最大のポイントになります。

一方で、印象に残っているのが、自己PRで失敗しかけた別の事例です。「新しい制度の企画」といった華やかな業務への意欲をアピールしすぎたことで、企業から「総務の地道な実務を理解していないのではないか」と強い懸念を持たれてしまいました。

自己PRには、意欲だけでなく、総務特有の実務へのスタンスも必ずセットで書き添えてください。契約書のファイリングや細かな備品の在庫管理、日々寄せられる社内からの問い合わせ対応——こうした目立たない地道な業務こそ、縁の下の力持ちとして責任を持ってやり遂げる。その姿勢を示すことが、未経験者の自己PRでは重要です。

【FAQ】総務の職務経歴書についてよくある質問

ここでは、総務の職務経歴書の作成にあたって寄せられるよくある質問に、キャリアアドバイザーの目線でお答えします。

Q．総務の職務経歴書でやりがちなNG例は？

A．よくあるのは、「総務部に所属」とだけ書いて、具体的な担当業務が伝わらないケースです。総務は会社によって業務範囲が異なるため、これでは何ができる人物なのかを判断してもらえません。ほかにも、業務をただ羅列するだけで役割や深さが伝わらない、企業規模や組織体制の記載が漏れている、といった例も見られます。担当業務は具体的に、企業の規模や自分の役割とセットで書くことが、こうした失敗を避けるコツです。

＜参考記事＞
職務経歴書のダメな例10選｜作成時の心得、正しい書き方とは

Q．総務の職務経歴書は何枚にまとめるのが適切？

A．A4で1〜2枚にまとめるのが一般的な目安です。経験が長い方ほど書きたいことは増えますが、すべてを盛り込むと要点がぼやけてしまいます。応募先で活かせる主要な業務や実績を優先し、2枚以内に収めることを意識しましょう。関連の薄い経験は簡潔にとどめると、読みやすさを保てます。

Q．パソコンスキルはどの程度書けばいい？

A．基本的なWord・Excel・PowerPointのスキルレベルに加え、近年は「ITツールの活用経験」を記載することが重要になっています。
Officeソフトについては「Excelでデータ集計やコスト分析ができる」など実務レベルを端的に示すのが基本です。それに加えて、電子契約システムやクラウド型のワークフロー（稟議）ツール、全社的なビジネスチャット（TeamsやSlackなど）の運用・管理経験があれば、ぜひ記載してください。総務部門において新しいITツールへの順応性が高いことは、業務効率化を推進できる人材として高く評価されます。

職務経歴書の書き方を工夫して総務の転職を成功させよう

総務の職務経歴書は、組織規模や担当業務を具体的に書き、数字を交えた実績や、主体的な改善の姿勢を示すことで評価が大きく変わります。とはいえ、自分の経験を客観的に整理し、アピールポイントに落とし込むのは一人では難しいものです。

九州・沖縄エリアに特化した転職エージェント「リクパーキャリア」では、地域の企業を熟知したキャリアアドバイザーが、経験の棚卸しから職務経歴書の添削までサポートします。総務への転職を考えている方は、ぜひ一度ご相談ください。あなたの強みが最大限に伝わる書類づくりを、一緒に進めていきましょう。

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総務に向いている人の特徴とは？スキルや未経験からの転職も解説
総務転職は難しい？理由と未経験・経験者別の対策を解説

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