転職に必要な書類は？応募・内定・退職・入社の4段階で徹底解説

転職活動のフェーズごとに必要な書類とは？

転職活動における書類提出は、「自分をアピールするため」のものだけではありません。選考が進むにつれて、契約の締結や退職手続き、入社後の公的な手続きなど、提出する目的や相手は大きく変化していきます。

「いつ、どのタイミングで、どんな書類が必要になるのだろう？」と不安に感じる方も多いのではないでしょうか。単に応募書類を揃えるだけでなく、内定後や退職・入社時に「誰に・何のために」提出するのかをあらかじめ把握しておけば、急な依頼にも慌てず対応できます。まずは、転職活動のフローと照らし合わせながら、必要書類の全体像を確認していきましょう。

応募段階で必要な書類

応募段階は、企業の採用担当者と最初に接点を持つ「第一関門」です。面接とは異なり、その場で言葉を尽くして補足説明することができないため、提出する書類の完成度だけで「会うか、会わないか」が判断されてしまいます。

ここでは、単に過去の事実を羅列するのではなく、「自社で活躍できる人材か」「会って話を聞いてみたいか」を読み手にイメージさせることが何よりも重要です。
書類選考を突破し、面接への切符を手にするために、それぞれの書類が持つ役割と作成のポイントを押さえておきましょう。

履歴書

履歴書は、氏名・連絡先・学歴・職歴・志望動機など、応募者の基本情報をまとめた書類です。特に志望動機や自己PR欄では、企業が求める人物像に沿った内容を意識することが大切です。

誤字脱字や記載漏れは評価を下げる原因となるため、提出前には丁寧な確認を心がけると良いでしょう。

職務経歴書

職務経歴書は、これまでの勤務先や担当業務、成果、保有するスキルなどを具体的に記載する書類です。企業にとって、応募者が自社で即戦力として活躍できるかを判断するための最重要資料と言えます。

作成の際は、具体的な数字や実績を盛り込み自身の成果を客観的に伝え、説得力を持たせることがポイントです。また、応募する職種に合わせて構成を工夫し、自身の経験経験がより魅力的に伝わる内容に仕上げましょう。

＜参考記事＞
転職理由と志望動機の違い＆一貫性のある履歴書の書き方【例文つき】
職務経歴書のダメな例10選｜作成時の心得、正しい書き方とは

転職エージェントが教える「通過する書類」と「落ちる書類」の違い

同じような経歴でも、書類の書き方一つで合否が分かれることは珍しくありません。では、採用担当者は応募書類のどこを見て判断しているのでしょうか。
現場のリアルな声を知るキャリアアドバイザーが、書類選考を突破するために欠かせない「視点の持ち方」と「アピールの極意」を詳しく解説します。

＜キャリアアドバイザーからのアドバイス＞

職務経歴書の作成で力を入れるべき箇所は、企業が求めるスキルと、ご自身の経験が重なる部分です。

ご自身の経歴に自信があるあまり、どの企業にも同じ内容の書類を提出してしまう方もよくいらっしゃいますが、それでは企業のニーズとずれたアピールをしてしまうことになりかねません。
求人票の「応募要件」をしっかり読み込み、ご自身のアピール内容を都度カスタマイズすることが重要です。

客観的に分かりやすい数字で「売上を〇%向上させた」「半年間で人件費を〇%削減した」というような事実を提示した上で、そのために「どのような工夫をしたのか」というプロセスまで書かれていると、応募先の企業もあなたの仕事ぶりや入社後の活躍を具体的にイメージできます。

また、「転職理由」と「志望動機」が一貫したストーリーになっているかも大きなポイントです。「なぜ今の会社を辞めるのか」という理由と、「なぜこの会社でなければならないのか」という動機が繋がっていると、転職への本気度と熱意が伝わり、非常に説得力が増します。

▼書類選考対策についてはこちらの記事もご参照ください▼
志望動機にワークライフバランスはアリ？志望動機の例文も紹介！
退職理由をポジティブに言い換える方法は？例文付きで解説

内定後に必要な書類

内定の連絡を受けると、喜びとともに安堵する気持ちが大きくなるものですが、ここからは企業と正式に「契約」を結ぶ重要な段階へ移行します。
これまでの自己アピールを目的とした書類とは異なり、双方の権利や義務を確定させる法的効力の強い書類が中心となります。

「とりあえず署名して提出すればよい」と安易に捉えず、記載された労働条件やルールが自身の認識と合致しているか、冷静に確認することが大切です。
ここでは、一般的に内定直後のタイミングで取り交わす、主要な書類について解説します。

入社承諾書（内定通知書）

入社承諾書（内定通知書）は、企業が提示する雇用条件（勤務開始日・給与・勤務地など）に応募者が同意することを示す、正式な意思確認の書類です。

署名・押印のうえ、指定された提出期限までに返送する必要があります。提出が遅れると、内定が取り消される可能性もあるため注意しましょう。

雇用契約書

雇用契約書は、給与・勤務時間・試用期間などの雇用条件が明記された、非常に重要な書類です。内定後に企業から提示されるこの契約書には、給与額、勤務時間、休日、勤務地、試用期間の有無などが詳細に記載されています。

これは労働条件の合意を示す法的な文書であり、署名・押印をもって正式な契約が成立します。
不明点や納得できない条件がある場合は、署名前に必ず確認・質問を行うことが大切です。内容が曖昧なまま承諾すると、入社後のトラブルにつながる可能性があるため、慎重な対応が求められます。

誓約書・個人情報同意書

誓約書・個人情報同意書は、企業の就業規則や情報管理方針に同意することを示す、内定後に提出が求められる必須の書類です。
誓約書には、就業規則の遵守、秘密保持、競業避止義務などへの同意が明文化されています。個人情報同意書は、入社手続きや雇用管理の目的で、個人情報の取得・利用に同意するための書類です。

これらは企業との信頼関係を築くうえで欠かせないものであり、署名・押印が必須です。内容をよく確認し、不明点があれば事前に問い合わせることをおすすめします。

退職時に必要な書類

新しいキャリアへの切符を手に入れたとしても、現職での手続きが完了するまでは転職活動は終わりではありません。退職時の書類実務には、会社への意思表示や業務の引き継ぎといった「提出する」側面と、次の職場で手続きを行うために会社から「受け取る」側面があります。

「辞める会社のことだから」と手続きをおろそかにすると、最後の最後でトラブルになったり、転職先での入社手続きが遅れたりするリスクもゼロではありません。
気持ちよく次のスタートを切るためにも、退職にまつわる書類のやり取りを正しく理解しておきましょう。

退職届・退職願

退職届と退職願は、会社に退職の意思を伝えるための書類であり、それぞれの性質に応じた使い分けが必要です。
退職願は「退職を希望する意思」を示すものであり、提出後でも会社との話し合いによって撤回が可能です。一方、退職届は「退職することを確定した意思表示」であり、提出すると原則として撤回できません。

どちらも社内規定に沿った形式で作成し、提出のタイミングや方法にも注意が必要となります。円満な退職を実現するためには、事前に上司へ相談し、状況に応じて適切な書類を選んで提出することが大切です。

業務引継書

業務引継書は、退職時に後任者へ業務をスムーズに引き継ぐための必須資料です。業務内容や顧客対応の状況を整理し、分かりやすく記載することが求められます。
具体的には、担当していた業務の流れや進捗状況、顧客対応履歴、使用していたツールや資料などをまとめて記載することで、後任者が業務を円滑に引き継ぎ、社内の混乱を防ぐことができます。特に顧客とのやり取りや注意点など、実務に直結する情報は丁寧に記載すると良いでしょう。

引継ぎの質は退職後の信頼にもつながるため、早めの準備と整理が重要です。

離職票・源泉徴収票・雇用保険被保険者証（受け取り書類）

離職票・源泉徴収票・雇用保険被保険者証は、転職先への提出や失業手当（求職者給付）の申請に使用する重要書類です。

発行までに1～2週間かかる場合があるため、いつ頃届くか事前に会社へ確認しておきましょう。提出して手元を離れる前に、念のためコピーを保管しておくと安心です。

入社時に必要な書類

入社手続きは単なる事務作業ではなく、給与の支払いや保険証の発行など、生活基盤を整えるための不可欠なプロセスです。

提出書類は、自身で用意するものや前職から受け取るもの、保証人に依頼するものなど入手経路が多岐にわたります。「当日になって手元にない」という事態を避けるためにも、事前に必要書類を確認して準備を整えておくことが、スムーズなスタートを切るための鍵となります。

雇用保険の被保険者証

雇用保険被保険者証は、転職先での雇用保険手続きに必要な書類であり、前職からの引継ぎが基本です。被保険者証には加入履歴を示す「被保険者番号」が記載されており、通常は退職時に前職の会社から返却されるため、受け取りを忘れないよう注意しましょう。

万が一紛失した場合でも、本人確認書類があれば最寄りのハローワークで再発行が可能です。ただし時間がかかることもあるため、手元にない場合は早めの対応が大切です。

年金手帳（基礎年金番号通知書）

年金手帳または基礎年金番号通知書は、転職先での社会保険加入手続きに欠かせない書類です。年金手帳には基礎年金番号が記載されており、厚生年金への加入手続きに使用されます。現在では、年金手帳の代わりに「基礎年金番号通知書」が発行されるケースもあります。

これらの書類は転職先に提出を求められるため、退職時に会社から返却されたかを確認し、確実に保管しておきましょう。万が一紛失した場合でも、本人確認書類を持参すれば、最寄りの年金事務所で再発行が可能です。

マイナンバー関連書類

マイナンバー関連書類は、入社時の本人確認や社会保険手続きに必要な重要書類です。企業によっては、マイナンバーカードだけでなく、運転免許証などの本人確認書類とあわせて提出を求められることや、コピーの提出を指定される場合があります。

これらの書類は、社会保険や税務処理に使用されるため、情報の誤りがないよう注意が必要です。提出方法や必要な組み合わせは企業ごとに異なるため、事前に案内を確認し、早めに準備しておくと安心です。

扶養控除等申告書・身元保証書

扶養控除等申告書と身元保証書は、入社時に提出が求められる重要な書類であり、それぞれ税務手続きや雇用上の信頼確保に関わります。
扶養控除等申告書は、所得税の計算や年末調整に使用されるもので、扶養家族の有無や人数を申告することで税額が適正に決定されます。一方、身元保証書は、万が一の損害やトラブルに備えて企業が提出を求める書類で、保証人の署名・押印が必要です。

いずれも入社手続きの一環として早めの準備が求められますので、記入漏れや不備がないよう注意しましょう。

転職先、退職先に書類を提出する前の注意点

転職活動では、応募・内定・退職・入社の各段階で必要書類が異なるため、余裕を持った事前準備が欠かせません。書類を提出する際は、会社によってフォーマットや提出形式（郵送・メール）が異なる場合があるため、必ず指示に従いましょう。特に署名・押印、日付の記入漏れは不備となるため、念入りな確認が必要です。

また、書類の性質に応じた注意点もあります。応募書類は「内容の正確さ」が評価に直結し、退職・入社時の書類は「提出期限の厳守」が信頼のカギとなります。なお、会社から受け取る書類については、万が一に備えてコピーを保管しておくと安心です。

転職の書類に悩んだら転職エージェントに相談しよう

転職書類の作成や手続きに不安がある場合は、転職エージェントの活用がおすすめです。転職活動に慣れていないと、履歴書や職務経歴書の内容を自分で判断するのは難しく、企業ごとの書式に合わせるのも手間がかかるものです。

エージェントを利用すれば、書類の添削やフォーマットのアドバイス、志望動機のブラッシュアップといったサポートを無料で受けられます。プロである第三者の視点を取り入れることで、書類選考の通過率を高めることができるでしょう。さらに、内定後の条件交渉や入社書類の提出まで一貫してサポートしてもらえるため、初めての転職でも安心して進められます。

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